Často kladené otázky (FAQ)

Nasazení v T. J. Sokol / sokolské župě

K čemu je sokolský Gmail dobrý?

Sokolský Gmail slouží k příjmu a odesílání e-mailové pošty v rámci České obce sokolské. Je určen všem činovníkům v sokolském hnutí. Zároveň slouží pro přihlášení do aplikací G Suite jako je textový editor, tabulky, prezentace, sdílené dokumenty a další. E-mailovou adresou a heslem se také již brzy přihlásíte na nové webové stránky ČOS a do dalších aplikací ČOS.

Můžeme si spravovat účty v naší T. J. Sokol / sokolské župě?

Ano, budete mít možnost vytvářet vlastní účty pro činovníky a cvičitel v rámci jednoty či sokolské župy. Podmínkou bude určení odpovědné osoby z Vaší jednoty / župy, které bude po základním zaškolení udělen administrátorský přístup. Účty budete moci vytvářet a rušit pouze v rámci své jednoty / župy.

Musíme zrušit svoji současnou e-mailovou adresu T. J. / sokolské župy?

Není nutné rušit vaše současné e-mailové adresy které v jednotě / župě používáte. Sokolský Gmail umožňuje sloučit více účtů u jiných poskytovatelů pod jeden. V případě potřeby je možné nastavit přeposílání pošty ze sokolského Gmailu na Váš současný e-mail, v takovém případě ale mohou být některé služby poskytované sokolským Gmailem omezeny.

Rádi bychom se zapojili do testování / pilotu, jak se můžme zapojit a co to pro nás bude znamenat?

Pokud se chcete zapojit do pilotního projektu a již nyní spravovat účty sokolského Gmailu ve své jednotě / župě, kontaktujte nás na pilot@sokol.eu. Je nutné určit jednu osobu (nemusí být PC specialista), která projde úvodním školením a bude ve vaší jednotě / župě spravovat účty.

Máme vlastní doménu, lze ji převést pod sokolský G Suite?

V současnoti převod vlastní domény pod doménu @sokol.eu je možný pouze po předchozím schválení Komisí pro digitalizaci a PČOS.

Můžeme mít také účty pro činovníky a cvičitele v naší T. J. Sokol / sokolské župě?

Ano můžete, pokud budete mít vlastního administrátora účtů v jednotě / župě. Administrátor musí být proškolen v zacházení s administračním systémem G Suite. Školení administrátorů bude nabídnuto jednotám a župám v dalších fázích projektu v roce 2020.

Přihlášení do Gmailu

Nemáme přístupové údaje, na koho se máme obrátit?

Přístupové údaje (uživatelské jméno – e-mailová adresa a jednorázové heslo) byly zasláno všem T. J. Sokol na které máme v současnosti e-mailový kontakt. V případě potřeby je možné obrátit se na administrátory systému s žádostí o pomoc na e-mailu : ztraceneheslo@sokol.eu

Zapomněli jsme heslo, na koho se máme obrátit?

Pokud má Vaše jednota / župa určeného vlastního administrátora (týká se jednot a žup v pilotním projektu) kontaktujte jej pro obnovení Vašeho hesla. Nemáte-li vlastního administrátora kontaktujte nás na ztraceneheslo@sokol.eu

Gmail

Mohu používat sokolský Gmail i na svém mobilním telefonu / tabletu?

Ano, používat můžete prostřednictvím řady oficiálních aplikací firmy Google (jak pro iOS tak Android).

Do našeho nového účtu nám z ČOS nechodí žádná pošta, je někde chyba?

Používání sokolských e-mailových schránek je nyní ve zkušební a záváděcí fázi. V návaznosti na postupné aktivování e-mailových účtů župami a jednotami se bude zvyšovat i četnost pošty. Pokud Vám systém nehlásí žádnou technickou chybu, pak je vše v pořádku. Plnou funkčnost a e-mailovou komunikaci předpokládáme na jaře 2020. Do té doby bude i e-mailová pošta z ČOS doručována na Váš současný e-mail. Plné přesunutí komunikace plánujeme od 1. 1. 2021.

Můžeme si přesměrovat poštu z / do sokolského Gmailu?

Ano, systém toto umožňuje. Více informací a návod na https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=cs

Co je to delegování přístupu a proč bychom ho měli použít?

Ke svému účtu Gmail můžete někomu udělit přístup tak, že ho přidáte jako zmocněnce. Tento člověk za vás pak bude moci číst, odesílat a mazat zprávy. Delegovat přístup je vhodné pokud je nutné zajistit přístup více osob na jeden účet. Podmínkou je, aby zmocněnec měl účet v doméně @sokol.eu. Více informací a návod zde.

Jak je to s hromadnou poštou? Potřebujeme e-maily rozesílat na více adres, jak to máme udělat?

Jeden uživatel může denně odeslat maximálně 1800 e-mailů. Při zasílání velkého množství hromadných e-mailů však riskujete označení rozeslaných e-mailů jako SPAM. V případě potřeby zasílání e-mailů mnoha uživatelům (řádově stovky), kontaktujte správce ve své jednotě / župě s žádostí o vytvoření distribuční skupiny. Přehled skupin na http://skupiny.sokol.eu.

Co jsou to skupinové e-maily a jak se používají?

Skupinové e-maily slouží k rozesílání velkého počtu e-mailů členům skupiny. Přehled skupin je na stránce skupiny.sokol.eu

Kontakty

Potřebujeme přenést kontakty do nového účtu, jak to máme udělat?

Postup přidání a importování kontaktů je uveden zde.

Disk a dokumenty

Nelíbí se nám webové rozhraní, existuje jiná možnost jak přistupovat k e-mailu, ukládat a pracovat s dokumenty?

Pro příjem pošty můžete případně využít standardního e-mailové klienta, jako např. MS Outlook, Thunderbird a jiné. Připojení se děje přes tzv. IMAP protokol. Více informací zde.

Pro přístup k dokumentům uloženým na síťovém disku (Můj disk, sdílené diskyú můžete použít program Google File Stream (pro MS Windows ke stažení zde / pro Mac OS ke stažení zde), po jeho instalaci se v operačním systému zobrazí síťové disky.

V Google dokumentech nevidíme nové sokolské fonty Tyrš a Fügner, je někde chyba?

Není, Google pracuje s fonty optimalizovanými pro prohlížení na webových stránkách. Fonty Tyrš a Fügner v tuto chvíli nejsou podporovány.

Zabezpečení

Jak je zajištěna bezpečnost celého systému?

Kompletní přehled zabezpečení a další zdroje jsou uvedeny na této stránce.

Uživatelé mají možnost nastavit ochranu svého účtu přes tzv. dvoufázové ověření účtu s použítím svého telefonního čísla.

Dvoufázové ověření pomáhá zabránit tomu, aby se do vašeho účtu dostali hackeři, i když vám odcizí heslo. Chcete-li předejít běžným phishingovým útokům zaměřeným na textové zprávy s kódy, vyberte silnější druhý krok ověření:

Telefonní číslo pro obnovení a sekundární e-mailová adresa představují účinné nástroje zabezpečení. Tyto kontaktní údaje můžete využívat k následujícím účelům:

  • Zablokování uživatele, který váš účet používá bez vašeho svolení.

  • Odeslání upozornění, pokud ve vašem účtu dojde k podezřelé aktivitě.

  • Obnovení vašeho účtu, když k němu ztratíte přístup.

Přečtěte si, jak přidat telefonní číslo pro obnovení nebo sekundární e-mailovou adresu.

Kdo spravuje systém sokolského Gmailu?

Celý systém spravují tzv. superadministrátoři. V současnosti je to člen Předsednictva ČOS pověřený vedením projektu implementace sokolského Gmailu (Martin Chlumský), technickou správu, konzultační činnost a poradenství provádi firma Thaisz.net – Google certifikovaný partner (Dan Thaisz). Některé úkoly (např. správa skupin, tvorba uživatelských účtu apod.) jsou delegovány na admnistrátory s omezenou úrovní přístupu. Auditní přístup pro kontrolu činnosti superadministrátorů a administrátorů mají statutární zástupci ČOS a kontrolní komise.

Máte otázku k sokolskému Gmailu a nenašli jste odpověď? Napište na: otazky@sokol.eu